Klinische Workflows mit smarter Terminplanung straffen
Administrative Aufgaben nehmen in Praxen unverhältnismäßig viel Zeit ein. Studien zeigen: Für jede Stunde Patient:innenkontakt fallen fast zwei Stunden Administration an. Genkō Healthcare hat intelligente Terminplanung entwickelt, die diese Zeit zurückbringt – für das, was zählt: Versorgung.
Die versteckten Kosten der Terminplanung
Klassische Systeme erzeugen Engpässe für alle Beteiligten:
Für Patient:innen:
- Telefon-Pingpong bei der Terminvergabe
- Lange Warteschleifen
- Begrenzte Buchungszeiten (werktags 9–17 Uhr)
- Mühsames Umbuchen bei Konflikten
Für Behandelnde:
- Ineffiziente Lücken im Kalender
- Überbuchungen führen zu hastigen Terminen
- No-Shows blockieren Slots
- Manuelle Abstimmung mit Support-Teams
Für Mitarbeitende:
- Wiederholte Telefonate
- Manuelles Kalendermanagement
- Ständige Unterbrechungen
- Doppelbuchungen
Intelligente Scheduling-Features
Unsere Plattform löst diese Probleme mit gezielter Automatisierung und smarten Funktionen:
24/7-Onlinebuchung
Patient:innen buchen, wann immer es passt. Das System zeigt Echtzeit-Verfügbarkeiten und bestätigt sofort.
Wirkung: Partnerkliniken berichten von 60% weniger Telefonaufkommen und 45% mehr Buchungen außerhalb der Geschäftszeiten.
Automatisierte Erinnerungen
Mehrkanal-Erinnerungen (SMS, E-Mail, App) zu abgestimmten Zeitpunkten senken No-Shows deutlich.
Typische Sequenz:
- 1 Woche vorher: E-Mail mit Termindaten
- 3 Tage vorher: SMS mit Ein-Klick-Bestätigung
- 1 Tag vorher: Letzte Erinnerung mit einfacher Umbuchungsoption
Smart Buffer Management
Automatische Puffernzeiten je Terminart verhindern Verzögerungsketten und maximieren gleichzeitig die Auslastung.
Wartelisten-Automation
Bei Absagen informiert das System Wartelisten-Patient:innen automatisch und bietet den freien Slot an – ohne manuellen Aufwand.
Provider-Zeit optimal nutzen
Unterschiedliche Fachrichtungen brauchen unterschiedliche Regeln. Unser System passt sich an:
Terminart-Vorlagen
Vorlagen mit passenden Dauern für unterschiedliche Besuchstypen:
- Erstgespräch: 45 Minuten
- Follow-ups: 20 Minuten
- Eingriffe: 60–90 Minuten
- Telemedizin: 25 Minuten
Präferenzen der Behandelnden
Individuelle Einstellungen pro Person:
- Arbeitszeiten und -tage
- Bevorzugte Terminverteilung
- Pausen und Puffer
- Maximale Patient:innen pro Tag
Raum- und Ressourcensteuerung
Koordination von Räumen, Equipment und Support-Teams verhindert Ressourcenkonflikte.
Bessere Patient:innenerfahrung
Moderne Terminplanung verbessert den ersten Kontakt:
Self-Service-Portal
Patient:innen schätzen Autonomie:
- Live-Einsicht in freie Slots
- Wunschtermine wählen
- Sofortige Bestätigung
- Umbuchen ohne Anruf
- Digitale Vorabformulare
Kürzere Wartezeiten
Smartes Scheduling hält den Praxisbetrieb im Takt:
- Realistische Zeitfenster vermeiden Überbuchung
- Digitaler Check-in reduziert Stau am Empfang
- Live-Statusupdates informieren bei Verzögerungen
- Digitale Warteschlangen optimieren den Flow
Flexible Umbuchung
Wenn Pläne sich ändern, bleibt es einfach:
- Online-Umbuchung innerhalb der Praxisregeln
- Automatische Wartelistenbenachrichtigung bei Absagen
- Kulanzfenster vor No-Show-Gebühren
Datengetriebene Optimierung
Analytics machen Abläufe mess- und verbesserbar:
Performance-Kennzahlen
Verfolgen Sie u. a.:
- Durchschnittliche Wartezeit
- Auslastung
- No-Show-Quoten
- Spitzenzeiten
- Produktivität der Behandelnden
Predictive Scheduling
Historische Daten optimieren die Zukunft:
- Hochfrequente Zeitfenster erkennen
- Saisonale Schwankungen antizipieren
- No-Show-Risiken vorhersagen
- Patient:innenmix balancieren
Kapazitätsplanung
Verstehen Sie Ihre echte Kapazität:
- Unterauslastung identifizieren
- Überbuchungsmuster erkennen
- Abwesenheiten planen
- Wachstum kalkulieren
Integration in klinische Abläufe
Terminplanung steht nie allein. Unsere Plattform integriert sich in Kernprozesse:
Elektronische Akten
Termine erzeugen oder aktualisieren automatisch Akten – ohne doppelte Dateneingabe.
Billing-Integration
Verknüpfung mit Abrechnungssystemen erleichtert Versicherungsprüfung und Zahlungsflüsse.
Klinische Vorbereitung
Vorabfragebögen und Formulare gehen vor dem Termin an das Team – für effiziente Vorbereitung.
Best Practices für die Umsetzung
Erfolgreiche Einführung braucht Planung:
- Ist-Aufnahme: Schmerzpunkte im aktuellen Ablauf verstehen
- Sinnvoll konfigurieren: Regeln passend zum Praxisstil einstellen
- Gründlich schulen: Alle müssen den neuen Prozess beherrschen
- Änderungen kommunizieren: Patient:innen beim Umstieg begleiten
- Messen und nachjustieren: Regeln mit Analytics verfeinern
Ergebnisse aus der Praxis
Praxen mit Genkō Scheduling sehen klare Effekte:
- 67% weniger telefonische Termin-Anfragen
- 42% weniger No-Shows
- 30% mehr tägliche Kapazität
- 2,5 Stunden pro Tag weniger Administration
- 89% Patient:innenzufriedenheit mit Onlinebuchung
Blick nach vorn
Terminplanung entwickelt sich weiter:
- AI-Powered Scheduling: Machine Learning schlägt optimale Zeiten vor
- Predictive Rescheduling: Proaktives Umbuchen nach Risikofaktoren
- Koordination über Teams hinweg: Nahtlose Planung von Mehrbehandler-Terminen
- Wearable-Integration: Termine auf Basis von Gesundheitsdaten auslösen
Fazit
Effiziente Terminplanung ist ein Grundpfeiler erfolgreicher Praxen. Weniger Administration, besserer Zugang, optimale Zeitnutzung – so bleibt der Fokus auf Behandlung und Fürsorge.
Das richtige System füllt nicht nur Slots, es verändert die Praxisleistung. Genkōs intelligente Terminplanung bringt Struktur, Zufriedenheit und Effizienz zurück.
Mehr erfahren? Kontaktieren Sie uns für eine Demo und Implementierungsberatung.
